Existen diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Has de saber que muchos están sujetos a la obligación legal de ser conservados. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. Repasamos la normativa vigente para conocer los condicionantes de cada tipo de documento.
La variedad documental que gestionas diariamente en tu empresa es inmensa: desde facturas y contratos hasta nóminas, pasando por documentos de contabilidad, gestión de calidad, prevención de riesgos laborales, registro horario, etc. La necesidad de ordenarlos e incluso eliminarlos por cuestiones de almacenaje impera en muchas ocasiones; sin embargo, algunos de ellos están sujetos a restricciones legales de conservación. El tiempo durante el cual se debe custodiar cada archivo varía. Por ello, es recomendable repasar la normativa vigente para conocer los condicionantes exactos en cada caso.
Conservación de archivos, ¿en formato físico o electrónico?
La irrupción de tecnologías innovadoras en el ecosistema empresarial no ha hecho sino revolucionarlo por completo. La opción de digitalizar los archivos facilita su conservación, pues no ocupan espacio físico. Sin embargo, la preservación digital requiere de una estricta estructura organizativa, pues de lo contrario puede ser realmente complicado encontrar cada documento.
Comencemos con los requisitos normativos. Primero, la documentación que se tiene que guardar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto al modo de conservación, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita. En este blog, te mostramos los plazos generales durante los cuales estás obligado a guardar tus documentos empresariales.
Plazos de conservación de los documentos de tu empresa
Como hemos comentado, cada empresa gestiona diferentes documentos. Algunos de ellos son comunes a cualquier compañía, como las facturas o los contratos. Otros pueden ser exclusivos de cada una, como las bases de datos. Lo importante es que cada organización sepa durante cuánto tiempo tiene que guardar cada archivo.
Documentos de contabilidad y mercantiles
El Código de Comercio estipula que los libros de contabilidad, los justificantes, la correspondencia o cualquier otra documentación relativa a este ámbito debe preservarse durante seis años a partir de la última actualización realizada en ellos. Los principales documentos englobados en esta categoría son:
- Libros de contabilidad
- Libros de registro
- Comprobantes de pago
- Facturas, cheques y pagarés
- Letras de cambio
Documentos fiscales
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión. Hablamos de:
- Declaraciones tributarias
- Autoliquidaciones
- Documentos acreditativos del pago de impuestos
- Notas fiscales
Conviene aclarar que el plazo en el que la Agencia Tributaria puede requerir las facturas es de cuatro años. No obstante, atendiendo al criterio mercantil, estas deben guardarse durante seis años. Por ello es recomendable conservarlas durante dicho plazo.
Existen un par de excepciones en el caso de los documentos fiscales. En primer lugar, la Ley General Tributaria aclara que la Administración puede solicitar la comprobación de aquellas bases negativas pendientes de compensación o deducciones durante diez años. Esto implica que tu empresa estará obligada a mantener esta información durante este período.
En segundo lugar, la Ley Orgánica 10/1995 del Código Penal alarga hasta los diez años el plazo de conservación de las facturas. Eso sí, solo aquellas que puedan requerirse para un proceso penal o que, de alguna manera, estén relacionadas con delitos contra la Hacienda Pública.
Documentos laborales
Contratos laborales, hojas de nóminas, bases de datos de trabajadores… Son muchos los archivos de carácter laboral. En este apartado recurrimos a la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Vemos que se considera “infracción leve” el hecho de no conservar durante cuatro años cualquier documento del ámbito de la Seguridad Social. Algunos de estos documentos son:
- Contratos de trabajo
- Registros de la jornada laboral
- Justificantes del pago de salarios
- Información sobre trabajadores temporales
- Currículos de candidatos, incluso si no han sido seleccionados en el proceso
- Archivos de identidad de trabajadores extranjeros
En el caso de la documentación relativa a riesgos laborales, conviene destacar que su prescripción se produce transcurridos cinco años.
Otros documentos
Puede darse el caso de que en tu empresa tengas algunos documentos que no estén sujetos a ninguno de los plazos anteriores, sino que se rijan por sus propias normas. Se trata de:
Facturas de inmovilizado: entendemos por este término aquellos documentos de bienes y productos necesarios para desarrollar la actividad empresarial o que se hayan utilizado durante más de un año. En este caso, las facturas correspondientes deben guardarse durante toda la vida útil de los bienes más los cuatro años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar cada bien.
Archivos e información sobre préstamos: debe guardarse hasta que este haya sido devuelto íntegramente.
Documentos referentes a bienes de inversión: se preservarán hasta que se haya actualizado la regularización del IVA.
Ahora ya tienes una idea más clara de qué documentos necesitas conservar y durante cuánto tiempo. Además, puedes aprovechar los medios electrónicos para ahorrar espacio e implantar la cultura paperless en tu empresa. Y, en caso de que algún archivo te genere dudas, te recomendamos contactar o bien con la entidad competente o con una asesoría especializada para resolverlas.
Información referida de «ideas para tu empresa».