En los últimos años, la Agencia Tributaria ha dado un paso firme hacia la digitalización y el control de las operaciones de las empresas. Uno de los grandes hitos en este camino es la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude. Y si tu empresa emite facturas (es decir, todas), esta normativa te afecta directamente.
La intención de Hacienda es clara: acabar con las prácticas irregulares en la gestión contable y asegurarse de que los libros y facturas reflejan fielmente la actividad real de los negocios. En este blog te explicamos, de forma sencilla pero rigurosa, qué implica la Ley Antifraude, qué cambios conlleva en tu día a día y qué plazos debes tener en cuenta para evitar sanciones.
Adiós al “software de doble uso”
Hasta ahora, era relativamente fácil encontrar programas que permitían “jugar” con los datos contables: eliminar ventas, llevar una contabilidad paralela o modificar facturas sin dejar rastro. Este tipo de prácticas ilegales, pero tristemente comunes, tenían como objetivo reducir de forma artificial la base imponible y pagar menos impuestos.
Con la nueva normativa, este tipo de software pasa a estar prohibido. A partir de ahora, todo programa de facturación o contabilidad deberá cumplir con una serie de requisitos técnicos que garanticen que los registros no se pueden manipular, borrar ni alterar. En otras palabras, cada operación debe quedar grabada y ser trazable, de manera que cualquier inspección pueda verificar la integridad de la información.
Los requisitos que debe cumplir tu software
La Ley Antifraude obliga a que todos los programas utilizados, desde el mas sencillo, pasando por los TPV´s, o programas más potentes ERP para la gestión económica y contable de las empresas estén diseñados de forma que:
- Conserven todas las operaciones realizadas, sin posibilidad de eliminar o modificar registros sin dejar huella.
- Generen un registro de trazabilidad que permita saber quién realizó cada acción, en qué momento y desde qué equipo.
- Sean legibles e inalterables, de modo que Hacienda pueda acceder a los datos en un formato estándar y comprensible.
- Incluyan una declaración responsable del fabricante o proveedor, confirmando que el software cumple la normativa.
Este último punto es muy importante: a partir de ahora, no basta con “confiar” en que tu programa esté adaptado. Tu proveedor debe emitir un certificado oficial que lo acredite. En Ruano Informática todas nuestras aplicaciones y software lo cumplen.
El reglamento Verifactu
Junto a la ley, se ha aprobado el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023), que concreta las especificaciones técnicas de cómo debe funcionar el software de facturación y contabilidad. Este reglamento, junto con la Orden Ministerial HAC/1177/2024, establece los estándares que todas las empresas deben cumplir.
En la práctica, esto significa que cada factura emitida quedará registrada con un identificador único y con un código que garantiza su integridad. De este modo, la AEAT podrá comprobar en cualquier momento que no ha habido alteraciones.
Con Verifactu, todas las empresas y autónomos deberán utilizar un software que no solo emita facturas, sino que cumpla con estos puntos esenciales:
Conexión a internet obligatoria
El sistema debe estar preparado para enviar la información de facturas y tickets directamente a la Agencia Tributaria en tiempo casi real. Es decir, cada vez que emitas un documento, quedará registrado en Hacienda, eliminando cualquier espacio para la manipulación posterior.
- Identificación única y QR en cada factura
Cada factura deberá llevar un código identificador único y un código QR.- El identificador garantiza que la factura no ha sido duplicada ni modificada.
- El QR permitirá que cualquier cliente o inspector de Hacienda pueda escanearlo y comprobar en segundos la validez del documento.
- Gestión de tickets y facturas simplificada
Tanto las facturas tradicionales como los tickets (ventas al por menor) tendrán que generarse bajo estas reglas. Esto significa que incluso en negocios pequeños o microempresas como; cualquier pequeño comercio como panaderías, verdulerías, tiendas, peluquerías, cafeterías, restaurantes o cualquier negocio pequeño, se deberá emitir un documento con QR válido y trazable. - Registro seguro e inalterable
El software debe guardar cada movimiento en un registro (log) con datos como la fecha, hora, usuario o equipo desde el que se generó la factura. Así se asegura que la información es íntegra y verificable en cualquier momento. - Interoperabilidad y conservación
Los datos deberán mantenerse en formatos legibles y accesibles, listos para ser consultados por Hacienda. Además, la obligación de conservarlos recae en la empresa, que deberá mantenerlos a salvo durante el tiempo legalmente establecido por lo que al tratarse de datos digitales se recomienda si o si tener un buen sistema de copias de seguridad.
¿Qué pasa si sigo usando Excel o Word para facturar?
La respuesta corta y sencilla: «No valen».
Aunque muchos autónomos y pequeñas empresas se han acostumbrado a generar facturas en Word, Excel o incluso Google Docs, la realidad es que estos programas no cumplen con la Ley Antifraude porque permiten alterar los documentos sin generar un registro seguro.
A partir de ahora, solo es válido utilizar un programa o sistema que cumpla los requisitos legales y esté certificado como puede ser INDOT PYME nuestro ERP diseñado por nosotros y adaptado a la nueva normativa Verifactu.
Las sanciones: no son ninguna broma
El incumplimiento de la normativa puede salir muy caro. Las sanciones previstas alcanzan hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado software no adaptado. Y lo peor es que no se trata de una multa única: se puede aplicar cada año en el que se mantenga el incumplimiento.
Esto significa que, si tu empresa sigue facturando con sistemas no válidos durante tres ejercicios, podrías acumular sanciones de 150.000 euros. Una cifra suficientemente seria como para no tomarse este tema a la ligera.
¿Cuándo entra en vigor?
La Ley Antifraude se aprobó en 2021, pero su aplicación práctica se ha ido desarrollando en fases. El punto clave ha sido el 29 de julio de 2025, para que los programas estén ya adaptados y todas las empresas y autónomos deberán de ir adaptándose a los requisitos de Verifactu a lo largo de 2026.
Esto deja un pequeño margen de tiempo que, aunque pueda parecer amplio, conviene aprovechar desde ya. La experiencia nos dice que dejar estas adaptaciones para el último momento siempre se traduce en prisas, problemas y, en el peor de los casos, sanciones.
¿Qué debería hacer tu empresa ahora?
- Revisar el software actual: comprueba si el programa de facturación y contabilidad que utilizas cumple con los nuevos requisitos.
- Solicitar la declaración responsable a tu proveedor: si no la tienes, busca alternativas en otro proveedor como Ruano Informática que te asesoramos en la mejor opción de software para tu negocio.
- Planificar la migración: si trabajas con sistemas caseros (Excel, Word) o con software no adaptado, debes migrar a una solución certificada desde ya y no es algo que puedas demorar.
- Formar al equipo: asegúrate de que tu personal entiende cómo funciona el nuevo sistema y cómo deben operar bajo la normativa.
En conclusión
La Ley Antifraude no es opcional. Afecta a todas las empresas desde autónomos que emiten unas pocas facturas al mes, hasta grandes empresas con miles de operaciones diarias. El objetivo de Hacienda es acabar con las facturaciones “creativas” y avanzar hacia una mayor transparencia en las operaciones empresariales.
En resumen todas las empresas y autónomos están afectadas por la Ley Antifraude.
Las empresas que ya están en SII (Suministro inmediato de información) como grandes empresas, REDEME, o grupos de IVA ya cumplen la obligación de remitir facturas y no tendrán que usar Verifactu, aunque sí garantizar que su software cumple con los requisitos de inalterabilidad y el resto de empresas y autónomos, que son la gran mayoría en España, deberán adaptarse a Verifactu a partir de julio de 2025.
Adaptarse no solo evitará sanciones, también aportará seguridad jurídica, trazabilidad y profesionalidad en la gestión de tu negocio.
Y lo mejor: no estás solo en este proceso. Desde Ruano Informática, podemos ayudarte a revisar tu software, implementar soluciones certificadas y formar a tu equipo, para que llegues a 2026 preparado, sin sobresaltos y con la tranquilidad de tenerlo todo en regla. Si eres un autónomo o microempresa con menos de 3 trabajadores, podemos ayudarte a gestionar tu Bono Kit Digital.
Solicita una consultoría gratuita donde uno de nuestros consultores tecnológicos te asesorará e informará de la mejor solución para su empresa. Ruano Informática SL, teléfono 950 27 09 90 o enviando un mail a comercial@ruano.com